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Três técnicas de metodologias ágeis para implantar no consultório

A aplicação de metodologias ágeis não está restrita à gestão de projetos, seu uso vai além, podendo ser usadas em qualquer empreendimento!

A utilização de metodologias ágeis é mais acessível do que muitos imaginam. Não estando restrita à gestão de projetos, seu uso vai além, podendo ser aplicada em qualquer negócio. Além disso, os métodos oferecem vantagens como adaptabilidade, flexibilidade, produtividade, cooperação entre as equipes e facilitação na comunicação.

A seguir você confere três técnicas de metodologias ágeis para você implantar no seu consultório ou clínica e aumentar os seus resultados. E temos como um bônus a indicação de uma metodologia para criar objetivos mais precisos para seu negócio!

Scrum: o que preciso saber e como aplicar?

Criado por Jeff Sutherland, o Scrum foi desenvolvido inicialmente para ser utilizado na gestão de projetos de Software. Porém, seu uso não está restrito à área de desenvolvimento, podendo ser aplicado em qualquer negócio.

O método se torna uma opção extremamente interessante para consultórios e clínicas por oferecer sinergia entre os setores e a compreensão dos pontos positivos e negativos que precisam ser trabalhados, bem como a listagem dos objetivos a serem alcançados por ordem de prioridade e a definição dos prazos para alcançá-los.

Rituais

Para isso, a equipe passa por uma série de rituais empregados no método, que são:

  • Product Backlog: definição dos objetivos do projeto e quais tarefas precisam ser realizadas para que ele aconteça;
  • Sprints: referente aos ciclos do projeto, elas são prazos para a realização de determinadas tarefas, normalmente com a duração de semanas;
  • Sprint Backlog: é a divisão de quantas tarefas cabem em cada ciclo;
  • Sprint Planning Meeting: reuniões que ocorrem no início de cada ciclo para planejar e organizar os objetivos a serem trabalhados durante aquele período;
  • Daily Scrum: reunião diária para analisar o andamento do projeto e como estão indo as tarefas;
  • Sprint Review Meeting: reunião que ocorre no final de cada ciclo, para apresentação das melhorias implementadas ou resultados obtidos naquele período;
  • Project Review Meeting: reunião ao final do projeto como um todo, para entender os aprendizados após esse período.
metodologias ágeis

Normalmente, antes de um projeto começar os líderes definem quais passos devem ser feitos durante o Project Backlog.

Depois, define-se a duração da Sprint e o que será realizado em cada um desses ciclos, com uma reunião inicial de distribuição das tarefas (Planning Meeting) e outra fazendo o balanço daquele período (Sprint Review Meeting).

Ao longo da Sprint, são feitas reuniões diárias curtas (Dailys) em que a equipe diz o que tem sido feito e suas dificuldades.

A finalidade de dividir o tempo em Sprints é poder ir sempre avaliando o andamento total do projeto e se é preciso mudar rumos ou tarefas.

Dica para implementar metodologias ágeis (Scrum) no consultório

Se você gostou do Scrum e deseja implementá-lo é essencial ter em mente que:

  • As reuniões precisam acontecer diariamente, mesmo que rápidas;
  • O andamento do projeto precisa ser mostrado de forma visual;
  • A equipe precisa ser pequena;
  • Não é necessário nomear uma função para cada membro da equipe;
  • É importante organizar as demandas;
  • Monitorar o tempo que está sendo gasto no projeto.

Leia também: Como fazer Marketing Médico para sua clínica

Lean: o que preciso saber e como aplicar?

A metodologia Lean é mais focada em projetos menores e objetivos, em que se mapeia os desperdícios que estão ocorrendo dentro da empresa e pensa-se em soluções efetivas para eliminá-los. Através da metodologia é possível:

  • Reduzir os custos;
  • Diminuir a dificuldade das tarefas realizadas;
  • Melhorar a qualidade nas entregas;
  • Aumentar a produtividade dos funcionários;
  • Facilitar o compartilhamento de informações.

Metodologias ágeis Lean Thinking no seu consultório

Para aplicar esse método você deve entender o Lean Thinking, os princípios que o norteiam, que são:

  • Valor: referente ao serviço prestado e como ele impacta o valor percebido pelo cliente;
  • Fluxo de valor: entender quais pontos do seu negócio influenciam no aumento da percepção de valor e como podem ser melhorados;
  • Fluxo de valor contínuo: após melhorar os pontos falhos do seu negócio é possível minimizar o tempo do procedimento, diminuir os erros e entregar um atendimento de maior qualidade;
  • Produção puxada: mapeamento dos desperdícios envolvidos nos processos, de modo a eliminá-los e aprimorar suas execuções;
  • Perfeição: Nesse caso não se deve levar “ao pé da letra” o significado da palavra. A perfeição aqui mencionada refere-se a busca contínua por melhorias nos processos do negócio.

Para entender melhor como aplicá-lo no seu dia a dia, você pode buscar o livro “O Modelo Toyota: 14 Princípios de Gestão do Maior Fabricante do Mundo” (Editora Bookman).

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Kanban como uma das metodologias ágeis ideais para aplicar no consultório

O método Kanban é um dos mais famosos devido à sua adaptabilidade para todos os tipos de negócios. Sua aplicação é simples e permite uma visualização completa das atividades, proporcionando bom andamento dos processos e facilidade na comunicação entre o gestor e membros da equipe.

Esse modelo ficou muito famoso pelos esquemas feitos em paredes com as três colunas e as atividades colocadas em post its coloridos, sendo passadas de um step para o outro conforme sua execução. Ele pode ser implementado junto com o Scrum, mistura conhecida como Scrumban.

Antes de aplicar o Kanban é importante que você entenda os dois tipos de fundamentos (gerenciamento de mudanças e entrega dos serviços) do método.

Fundamentos do gerenciamento de mudanças

  1. Não é necessário implementar novos procedimentos, você pode usar os processos já existentes e melhorá-los;
  2. Adesão de mudanças incrementais e evolutivas nos processos;
  3. Incentivo à liderança em todos os setores do seu negócio.

Fundamentos da entrega de serviços

  1. Focar nas demandas e expectativas dos seus clientes;
  2. Gerenciar o trabalho em todos os níveis do seu negócio;
  3. Revisão contínua dos serviços prestados e da política de trabalho adotada.

Depois dos fundamentos dominados, chegou à hora de aplicar o Kanban, para isso você deve criar um quadro e dividi-lo da seguinte forma:

  • To Do: atividades a serem realizadas;
  • Doing: atividades que estão em andamento;
  • Done: atividades concluídas, avaliadas e aprovadas pela equipe.

Você pode ler mais sobre ele no livro: “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia”.

Bônus: Técnica de objetivos Smart

Na metodologia Smart, o foco está na criação de objetivos realistas e possíveis de serem atingidos pelo negócio. A aplicação do método se baseia em 5 fundamentos de acordo às letras do seu nome, sendo eles:

  • S (Specific) – O objetivo definido deve ser específico e alcançado por etapas;
  • M (Measurable) – A meta deve ser mensurável;
  • A (Attainable) – Os objetivos devem ser alcançáveis para a equipe;
  • R (Relevant) – As metas definidas devem ser relevantes no resultado final do negócio ou processo;
  • T (Time-related) – É necessário definir uma data limite para a entrega do projeto.

A aplicação da técnica Smart no consultório ou clínica possibilita alguns benefícios tais como:

  • Compreensão dos processos executados no seu consultório/clínica;
  • Aumento da produtividade da sua equipe no cumprimento das tarefas;
  • A técnica pode ser utilizada por qualquer pessoa.

Vale lembrar

Antes de escolher uma das metodologias apresentadas, é importante que você olhe com carinho para o seu negócio, analisando pontos fortes e fracos e processos utilizados. Assim, você conseguirá definir qual método é mais efetivo no seu consultório ou clínica.

Livros sobre metodologias ágeis que podem ser aplicadas no consultório

Para te ajudar a aprender mais sobre as metodologias ágeis abordadas, deixamos algumas indicações de livros para você dar uma conferida.

  1. Gestão ágil de projetos: As melhores soluções para suas necessidades
  2. Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo
  3. O Modelo Toyota: 14 Princípios de Gestão do Maior Fabricante do Mundo
  4. Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia
  5. Como Construir Objetivos e Metas Atingíveis

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Os médicos, durante sua formação, são habilitados apenas para serem bons técnicos em saúde dentro da sua especialidade, não tendo contato com assuntos importantes como gestão e negócios. Assim, quando decidem empreender, a gestão de um consultório ou clínica se torna um grande desafio. Diante disso, a necessidade de conhecimento sobre práticas, metodologias e ferramentas gerenciais se torna de suma importância para que o médico possa administrar e tomar as melhores decisões estratégicas para seu negócio, de modo que obtenha lucro e crescimento sustentável no longo prazo.

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