Três técnicas de metodologias ágeis para implantar no consultório

A aplicação de metodologias ágeis não está restrita à gestão de projetos, seu uso vai além, podendo ser usadas em qualquer empreendimento!

A utilização de metodologias ágeis é mais acessível do que muitos imaginam. Não estando restrita à gestão de projetos, seu uso vai além, podendo ser aplicada em qualquer negócio. Além disso, os métodos oferecem vantagens como adaptabilidade, flexibilidade, produtividade, cooperação entre as equipes e facilitação na comunicação.

A seguir você confere três técnicas de metodologias ágeis para você implantar no seu consultório ou clínica e aumentar os seus resultados. E temos como um bônus a indicação de uma metodologia para criar objetivos mais precisos para seu negócio!

Scrum: o que preciso saber e como aplicar?

Criado por Jeff Sutherland, o Scrum foi desenvolvido inicialmente para ser utilizado na gestão de projetos de Software. Porém, seu uso não está restrito à área de desenvolvimento, podendo ser aplicado em qualquer negócio.

O método se torna uma opção extremamente interessante para consultórios e clínicas por oferecer sinergia entre os setores e a compreensão dos pontos positivos e negativos que precisam ser trabalhados, bem como a listagem dos objetivos a serem alcançados por ordem de prioridade e a definição dos prazos para alcançá-los.

Rituais

Para isso, a equipe passa por uma série de rituais empregados no método, que são:

• Product Backlog: definição dos objetivos do projeto e quais tarefas precisam ser realizadas para que ele aconteça;
• Sprints: referente aos ciclos do projeto, elas são prazos para a realização de determinadas tarefas, normalmente com a duração de semanas;
• Sprint Backlog: é a divisão de quantas tarefas cabem em cada ciclo;
• Sprint Planning Meeting: reuniões que ocorrem no início de cada ciclo para planejar e organizar os objetivos a serem trabalhados durante aquele período;
• Daily Scrum: reunião diária para analisar o andamento do projeto e como estão indo as tarefas;
• Sprint Review Meeting: reunião que ocorre no final de cada ciclo, para apresentação das melhorias implementadas ou resultados obtidos naquele período;
• Project Review Meeting: reunião ao final do projeto como um todo, para entender os aprendizados após esse período.

Normalmente, antes de um projeto começar os líderes definem quais passos devem ser feitos durante o Project Backlog.

Depois, define-se a duração da Sprint e o que será realizado em cada um desses ciclos, com uma reunião inicial de distribuição das tarefas (Planning Meeting) e outra fazendo o balanço daquele período (Sprint Review Meeting).

Ao longo da Sprint, são feitas reuniões diárias curtas (Dailys) em que a equipe diz o que tem sido feito e suas dificuldades.

A finalidade de dividir o tempo em Sprints é poder ir sempre avaliando o andamento total do projeto e se é preciso mudar rumos ou tarefas.

Dica para implementar metodologias ágeis (Scrum) no consultório

Se você gostou do Scrum e deseja implementá-lo é essencial ter em mente que:

• As reuniões precisam acontecer diariamente, mesmo que rápidas;
• O andamento do projeto precisa ser mostrado de forma visual;
• A equipe precisa ser pequena;
• Não é necessário nomear uma função para cada membro da equipe;
• É importante organizar as demandas;
• Monitorar o tempo que está sendo gasto no projeto.

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Lean: o que preciso saber e como aplicar?

A metodologia Lean é mais focada em projetos menores e objetivos, em que se mapeia os desperdícios que estão ocorrendo dentro da empresa e pensa-se em soluções efetivas para eliminá-los. Através da metodologia é possível:

• Reduzir os custos;
• Diminuir a dificuldade das tarefas realizadas;
• Melhorar a qualidade nas entregas;
• Aumentar a produtividade dos funcionários;
• Facilitar o compartilhamento de informações.

Metodologias ágeis Lean Thinking no seu consultório

Para aplicar esse método você deve entender o Lean Thinking, os princípios que o norteiam, que são:

• Valor: referente ao serviço prestado e como ele impacta o valor percebido pelo cliente;
• Fluxo de valor: entender quais pontos do seu negócio influenciam no aumento da percepção de valor e como podem ser melhorados;
• Fluxo de valor contínuo: após melhorar os pontos falhos do seu negócio é possível minimizar o tempo do procedimento, diminuir os erros e entregar um atendimento de maior qualidade;
• Produção puxada: mapeamento dos desperdícios envolvidos nos processos, de modo a eliminá-los e aprimorar suas execuções;
• Perfeição: Nesse caso não se deve levar “ao pé da letra” o significado da palavra. A perfeição aqui mencionada refere-se a busca contínua por melhorias nos processos do negócio.

Para entender melhor como aplicá-lo no seu dia a dia, você pode buscar o livro “O Modelo Toyota: 14 Princípios de Gestão do Maior Fabricante do Mundo” (Editora Bookman).

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Kanban como uma das metodologias ágeis ideais para aplicar no consultório

O método Kanban é um dos mais famosos devido à sua adaptabilidade para todos os tipos de negócios. Sua aplicação é simples e permite uma visualização completa das atividades, proporcionando bom andamento dos processos e facilidade na comunicação entre o gestor e membros da equipe.

Esse modelo ficou muito famoso pelos esquemas feitos em paredes com as três colunas e as atividades colocadas em post its coloridos, sendo passadas de um step para o outro conforme sua execução. Ele pode ser implementado junto com o Scrum, mistura conhecida como Scrumban.

Antes de aplicar o Kanban é importante que você entenda os dois tipos de fundamentos (gerenciamento de mudanças e entrega dos serviços) do método.

Fundamentos do gerenciamento de mudanças

1. Não é necessário implementar novos procedimentos, você pode usar os processos já existentes e melhorá-los;
2. Adesão de mudanças incrementais e evolutivas nos processos;
3. Incentivo à liderança em todos os setores do seu negócio.

Fundamentos da entrega de serviços

1. Focar nas demandas e expectativas dos seus clientes;
2. Gerenciar o trabalho em todos os níveis do seu negócio;
3. Revisão contínua dos serviços prestados e da política de trabalho adotada.

Depois dos fundamentos dominados, chegou à hora de aplicar o Kanban, para isso você deve criar um quadro e dividi-lo da seguinte forma:

• To Do: atividades a serem realizadas;
• Doing: atividades que estão em andamento;
• Done: atividades concluídas, avaliadas e aprovadas pela equipe.

Você pode ler mais sobre ele no livro: “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia”.

Bônus: Técnica de objetivos Smart

Na metodologia Smart, o foco está na criação de objetivos realistas e possíveis de serem atingidos pelo negócio. A aplicação do método se baseia em 5 fundamentos de acordo às letras do seu nome, sendo eles:

• S (Specific) – O objetivo definido deve ser específico e alcançado por etapas;
• M (Measurable) – A meta deve ser mensurável;
• A (Attainable) – Os objetivos devem ser alcançáveis para a equipe;
• R (Relevant) – As metas definidas devem ser relevantes no resultado final do negócio ou processo;
• T (Time-related) – É necessário definir uma data limite para a entrega do projeto.

A aplicação da técnica Smart no consultório ou clínica possibilita alguns benefícios tais como:

• Compreensão dos processos executados no seu consultório/clínica;
• Aumento da produtividade da sua equipe no cumprimento das tarefas;
• A técnica pode ser utilizada por qualquer pessoa.

Vale lembrar

Antes de escolher uma das metodologias apresentadas, é importante que você olhe com carinho para o seu negócio, analisando pontos fortes e fracos e processos utilizados. Assim, você conseguirá definir qual método é mais efetivo no seu consultório ou clínica.

Livros sobre metodologias ágeis que podem ser aplicadas no consultório

Para te ajudar a aprender mais sobre as metodologias ágeis abordadas, deixamos algumas indicações de livros para você dar uma conferida.

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