Dicas para combater as glosas no seu negócio e evitar perdas financeiras

97% das instituições são atingidas pelas glosas, segundo boletim de 2018 da FEHOESP

As glosas médicas ocorrem quando há recusa ou falta de remuneração pelas empresas de saúde em procedimentos já realizados. Essas perdas financeiras acontecem devido à disponibilização de informações incorretas pelo prestador do serviço, em que os dados fornecidos não coincidem com os que estão armazenados no sistema da operadora do convênio. Assim, resultando na recusa para liberação do pagamento.

Segundo boletim de 2018 da FEHOESP (Federação dos Hospitais, Clínicas e Laboratórios do Estado de São Paulo), as glosas são responsáveis por perdas financeiras expressivas e atingem cerca de 97% das instituições.

Tipos de glosas 

Dentre os tipos de glosas que acometem os serviços médicos temos:

Glosa administrativa

Como o próprio nome diz, esse tipo de glosa ocorre por questões administrativas, em que pode haver o preenchimento incorreto dos protocolos para solicitação de exames e procedimentos, erros de digitação, cálculos errados, dentre outros.

Glosa técnica

Embora esse tipo de glosa seja rara, ela ocorre quando há contestação em relação aos serviços, procedimentos e tratamentos utilizados pelo médico durante o manejo do caso. Desse modo, é definido um auditor técnico para fazer a análise do caso.

Glosa linear

Esse tipo de glosa é comum nos convênios médicos, em que há a recusa ou falta do pagamento dos serviços por motivos que não são condizentes com o serviço prestado.

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Dicas para evitar as glosas médicas

A seguir você confere cinco dicas para combater as glosas no seu consultório, clínica ou hospital.

1. Ofereça treinamentos para a sua equipe

Os erros operacionais estão entre os fatores mais comuns na geração das glosas. Sendo assim, uma das maneiras de combatê-la é a realização de treinamentos periódicos entre os colaboradores, revisando os protocolos a serem executados para cada procedimento, ressaltando a importância de cada um e quais impactos podem ocorrer caso sejam feitos de maneira incorreta.

Abrir um espaço para feedbacks e sugestões dos funcionários pode ser bastante positivo, visto que o contato diário com a realização dos processos permite uma visão mais detalhada dos pontos que estão ou não funcionando, bem como na elaboração de planos de ação para resolvê-los.

Além disso, proporcionar treinamentos aos colaboradores gera outras vantagens como:

1. Otimização do trabalho e aumento da produtividade;
2. Maior qualidade nas entregas;
3. Destaque do seu serviço perante à concorrência;
4. Redução de gastos;
5. Diminuição no tempo para realização dos procedimentos;
6. Confiança no trabalho realizado;
7. Permanência dos colaboradores.

2. Possua um prontuário eletrônico

A utilização do prontuário eletrônico permite armazenar e ter acesso a todas as informações do paciente em um único ambiente. Possibilitando acessá-las com facilidade e evitar o acúmulo de papéis, uso de espaço e gastos com materiais para sua impressão. 

Outra vantagem do seu uso é a redução de erros operacionais que possam ocorrer devido a equívocos de digitação ou descrição incompleta dos procedimentos. Além disso, o médico tem acesso ao histórico clínico completo do paciente, assim, permitindo ao especialista obter prognósticos mais rápidos e sugerir métodos diagnósticos mais adequados para o quadro.

3. Utilize um software de gestão

A utilização de um software de gestão no seu negócio possibilita criar um banco de dados de todos os pacientes, maior otimização e integração das informações entre os setores, facilidade na execução dos processos administrativos e acompanhamentos financeiros. 

Além disso, adotar essas tecnologias oferece benefícios como:

1. Informações financeiras detalhadas;
2. Geração de relatórios;
3. Controle do estoque;
4. Auxílio no planejamento;
5. Monitoramento do negócio.

4. Realize auditorias internas

A auditoria interna é um conjunto de técnicas e condutas que visam analisar e melhorar os processos internos do negócio. Para sua aplicação é importante definir uma periodicidade para o monitoramento dos procedimentos implantados, pois o mapeamento e avaliação dos pontos que devem ser melhorados, bem como os resultados das medidas adotadas serão mais concretos, visto que você terá um período para pautar sua análise e entender o que está surtindo efeito ou não. Além disso, sua realização também contribui na estruturação dos processos e transparência nos dados do negócio.

Como abordado no primeiro tópico, a abertura de um espaço para feedbacks pode contribuir na realização da auditoria, pois quando ela for realizada, você já terá noção de quais pontos devem ser avaliados e quais ações podem ser tomadas para resolvê-los.

5. Invista em um profissional de Business Inteligence (BI)

Se estiver dentro do seu orçamento, verifique a possibilidade de contratar um profissional de Business Inteligence (BI). Por ser um especialista apto a lidar com uma grande variedade e quantidade de dados, ele ajudará avaliar o seu negócio completamente, verificando quais pontos precisam ser trabalhados e os que estão dando resultado.

Além disso, um profissional de BI poderá proporcionar ao seu empreendimento relatórios personalizados, que ajudarão a reduzir custos e evitar possíveis perdas financeiras, elevando o seu lucro e preparando-o para eventuais problemas que possam surgir. O acesso a esses dados, por si só, também ajudarão a destacar seu negócio perante à sua concorrência, pois eles possibilitam elaborar as estratégias mais adequadas para se destacar no seu nicho.

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Bônus: Estude sobre gestão

A gestão de um consultório, clínica ou hospital é um desafio complexo, requerendo conhecimento e habilidades para destacá-los diante da concorrência e, no longo prazo, uma referência dentro do seu ramo.

Estudar sobre gestão proporciona conhecer os fundamentos e fatores importantes na condução de um empreendimento. Ter esse conhecimento permitirá entender a realidade do seu negócio e quais passos devem ser seguidos para impulsionar o seu crescimento. Além do que, a definição das suas metas e métricas será mais realista, visto que sua análise será voltada para o momento atual do seu negócio e as estratégias adotadas serão planejadas de acordo à realidade. 

Aprenda a combater as glosas na prática!

Conheça o MBA em Gestão de Clínicas e Consultórios do Cetrus. O curso possui um programa altamente abrangente que foi pensado exclusivamente para o médico. Nele você tem contato aprofundado com temas voltados para gestão e negócios e adquire conhecimentos sobre práticas, metodologias e ferramentas gerenciais essenciais para a administração do seu empreendimento, além de aprender a tomar as melhores decisões estratégicas para ele, de modo a obter lucro e crescimento sustentável no longo prazo.

Além disso, ao final, você se torna apto a:

• Realizar a gestão do seu consultório ou clínica, de forma eficiente, utilizando metodologias adequadas e modernas de gestão;
• Compreender a importância dos seus diferentes papéis (técnico, administrador e gestor) dentro do seu negócio;
• Criar um mapa de oportunidades de negócios para o seu empreendimento;
• Identificar processos administrativos, descrevê-los e realizar acompanhamento;
• Estabelecer metas e indicadores de gestão para o seu consultório/clínica;
• Criar um planejamento estratégico baseado nas metas estabelecidas;
• Realizar a gestão de pessoas no consultório/clínica;
• Mapear a jornada do cliente;
• Utilizar o Marketing como ação estratégica;
• Traçar planos de comunicação e Marketing;
• Desmistificar vendas, roteirizar quebras de objeções e gerar valor para seus clientes;
• Identificar os principais gargalos do seu consultório/clínica em termos de custos;
• Reconhecer dados financeiros, ter subsídios para fazer gestão estratégica financeira do seu consultório/clínica;
• Aplicar métodos de gestão de tempo para melhorar sua qualidade de vida e equilibrar os diferentes papéis exercidos por ele.